Volg hier de interactieve video!

Belangrijke aandachtspunten vooraf

• Eind mei gaat de eerste versie van de Takenmodule live
  Deze versie bevat de basisfunctionaliteiten. Na de zomer volgt een doorontwikkeling, waarin o.a. polls en het opgeven van beschikbaarheid worden toegevoegd
  
  

• Alleen leden uit een commissie kunnen taken toevoegen.
  
  

• In deze eerste fase is de Takenmodule beschikbaar op verenigingsniveau
  Dat betekent dat alle vrijwilligers/leden de taken kunnen zien en zich ervoor kunnen aanmelden – ongeacht hun team. Bijvoorbeeld: als er een vrijwilliger nodig is om Dames 1 naar een locatie te rijden, dan kan iedereen zich voor die taak opgeven, niet alleen mensen uit het team Dames 1
  
  
• Verschil tussen de Takenmodule en de Dienstenplanner
  Hoewel de Takenmodule en de Dienstenplanner beide gericht zijn op het organiseren van vrijwilligerswerk binnen de vereniging, verschillen ze duidelijk in doel en gebruik.
  
  De Takenmodule is ontwikkeld voor het coördineren van kleinere taken. Denk hierbij aan het rijden van een team naar een uitwedstrijd of het bemannen van de EHBO-post. Deze module werkt als een soort marktplaats: leden kunnen zich op vrijwillige basis inschrijven voor taken die bij hen passen of waar ze tijd voor hebben. Er is geen verplichting en de nadruk ligt op flexibiliteit en laagdrempeligheid.
  
  De Dienstenplanner is bedoeld voor het inplannen van grotere, structurele taken die vaak verplicht zijn voor leden, zoals bardiensten of kassadiensten. Deze module biedt uitgebreidere functionaliteiten, waaronder statistieken, een puntensysteem en mogelijkheden om verplichtingen te monitoren en eerlijk te verdelen binnen de vereniging.
  
  Belangrijk om te weten: de modules vullen elkaar aan, maar zijn afzonderlijk in te richten en te gebruiken. Het is dus goed om vooraf te bepalen welke module het beste past bij het type taak of dienst dat je wilt organiseren.

  
  
  

Aan de slag:

1. Interesses & vereisten toevoegen
   
   
   • Interesses = wat iemand leuk vindt om te doen
   • Vereisten = wat iemand nodig heeft om de taak te kunnen uitvoeren
     
     Voorbeelden:
     • Bardienst → Interesse: “Horeca” en Vereiste: “18+”
     • EHBO-post → Vereiste: “EHBO-diploma”
     • Tuinwerk → Interesse: “Werken in de tuin”
     • Chauffeur → Interesse: “Rijden” en Vereiste: “Rijbewijs”
       
       Je kunt deze alvast invoeren via de ClubApp: Menu > Mijn Taken > Taakbeheer
       Leden kunnen deze later zelf selecteren in hun profiel.
       
       
2. Taak aanmaken (let op! dit kan alleen door leden van een commissie)
   Klaar om je eerste taak toe te voegen? Open de Takenmodule en klik op + om een nieuwe taak in te voeren. Vul hierbij de volgende velden in: 
   • Taaknaam
   • Datum
   • Omschrijving
   • Locatie
   • Interesses
   • Vereisten
   • Aantal plekken (optioneel)
   • Herinneringen (optioneel)
   • Bijlagen (optioneel)Taken beheren
     
     
3. Taken beheren  (let op! dit kan alleen door leden van een commissie)
   Als taakeigenaar kun je taken eenvoudig beheren:
   • Leden uitnodigen: Vraag iemand om een taak op zich te nemen – zij krijgen een melding en kunnen accepteren of afwijzen.
   • Leden inplannen: Wijs een taak direct toe aan iemand die al akkoord heeft gegeven.
   • Je vindt al je taakuitnodigingen Mijn Taken > Uitnodigingen
     
     
4. Taken voltooien
   Na afloop kunnen zowel de uitvoerder als de taakeigenaar een taak als voltooid markeren. Zo blijft het overzicht helder.

Inzicht in het takenscherm

In de app biedt het takenscherm een duidelijk overzicht. Je kunt:

• Zoeken op taak

• Filteren op interesses of vereisten

• Bekijken wie dezelfde taken doen

• Je eigen taken zien

• Voltooide taken terugvinden

Veelgestelde vragen

1. Kan een lid aangeven dat hij/zij geen taken wil doen?
   Ja, via het vrijwilligersprofiel kan een lid ‘Beschikbaar voor taken’ uitschakelen.
   
   
2. Kunnen communitybeheerders alle interesses en vereisten beheren?
   Ja. Beheerders kunnen alles beheren; taakeigenaren alleen de items die zij zelf hebben toegevoegd.
   
   
3. Stuurt het systeem herinneringen voor taken?
   Ja, als de taakeigenaar dit heeft ingesteld. Je kunt een herinnering instellen op een specifiek moment of relatief aan de taakdatum.
   
   
4. Komt een taak automatisch in je agenda te staan?
   Nee, taken verschijnen (nog) niet automatisch in je persoonlijke agenda.

Veel succes en plezier met het gebruik van de Takenmodule!